Blog

Ưu & Nhược điểm của phần mềm quản lý bán hàng online và offline là gì? Bài viết của Trường sẽ phân tích cặn kẽ sự khác nhau, ưu nhược điểm, sự phù hợp với từng nhu cầu quản lý hàng hóa.

Từ đó bạn sẽ lựa chọn được phần mềm bán hàng phù hợp nhất với doanh nghiệp mình.

1. Phần mềm quản lý bán hàng offline

Phần mềm quản lý bán hàng offline ra đời trên các ngôn ngữ lập trình như Access, VBA, SQL … đem lại những lợi ích vô cùng to lớn trong quản lý bán hàng

=> XEM THÊM: Top 5 phần mềm bán hàng Offline mạnh nhất hiện nay

1.1. Phí sử dụng

– Đối với các phần mềm bán hàng xây dựng trên SQL:

Thường thì phần mềm dạng này phí bản quyền rất cao và phí duy trì cũng tính tiền chục triệu mỗi năm.

Nhưng đổi lại, nó lại phù hợp với các hệ thống quản lý lớn với hàng chục triệu dòng dữ liệu. Cho phép nhiều người cùng nhập dữ liệu, phân quyền tốt,…

+ Phí bản quyền: chỉ phải mua năm đầu

+ Phí dịch vụ bảo trì: Chi trả hàng năm

– Đối với phần mềm trên ngôn ngữ VBA, Access:

Phí sử dụng chỉ gồm phí bản quyền

Như phần mềm do webkynang phát triển trên ngôn ngữ VBA, giao diện dữ liệu trình bày trên excel: Phí bản quyền chỉ mua một lần, sử dụng mãi mãi/ Bảo hành trọn đời

Chi phí của phần mềm viết trên ngôn ngữ VBA thường mềm.

Bản dựng sẵn chỉ tốn vài triệu.

Còn bản thiết kế riêng thì thường chỉ vài chục triệu.

1.2. Yêu cầu hệ thống

– Máy tính sử dụng hệ điều hành windows XP, win 7….

– Có cài sẵn bộ cài SQL hoặc Access hoặc VBA/ Nếu máy chưa được cài sẵn sẽ được bộ phận kỹ thuật cài hỗ trợ khi cài phần mềm

– Đối với phần mềm quản lý bán hàng do Webkynang phát triển: yêu cầu bộ cài từ office từ 2010 trở lên

1.3. Triển khai, sử dụng và hỗ trợ trong quá trình dùng

– Đối với các phần mềm trên SQL:

Thời gian triển khai tại văn phòng của khách hàng khoảng 1-2 ngày làm việc

– Đối với phần mềm trên VBA như Webkynang:

Phần mềm được chuyển qua email khách hàng.

Khách chỉ cần tải về, giải nén là sử dụng được luôn

Với cả hai phần mềm này: Trong quá trình sử dụng, gặp phải bất cứ khó khăn nào, các bạn gọi trực tiếp lên tổng đài hỗ trợ, để được hỗ trợ nhanh nhất.

Hình thức hỗ trợ

Hầu hết hiện nay, các đơn vị đều thực hiện hỗ trợ qua phần mềm điều khiển máy tính từ xa như Teamviewer hay Ultraviewer

Ngay sau khi bạn gọi sẽ được hỗ trợ ngay lập tức.

Yêu cầu: Máy tính cần kết nối internet

1.4. Bảo mật dữ liệu

Dữ liệu được lưu trực tiếp trên máy tính của bạn.

Định kỳ khoảng 1-5 ngày bạn nên backup dữ liệu và lưu file backup sang một ổ đĩa khác. Đây là phần quản trị rủi ro bạn cần làm, bởi rủi ro tồn tại ở cả các phần mềm Triệu ĐÔ.

Trong trường hợp đề phòng việc đánh cắp dữ liệu hoặc virus, bạn có thể tạo tài khoản điện toán đám mây như Dropbox, GG driver.. để lưu file backup dữ liệu

=> Tìm hiểu thêm về Điện toán đám mây trong quản lý kho, bán hàng.

Khi có sự cố bạn hoàn toàn có thể lấy được dữ liệu gần nhất, phục hồi và hoạt động bình thường

1.5. Dễ dàng Chỉnh sửa/ Bổ sung tính năng & báo cáo cho phần mềm

Tính linh hoạt dành cho người quản lý và tùy chỉnh phần mềm offline tốt hơn rất nhiều phần mềm online.

Chưa nói tới việc phần mềm online gần như không thể chỉnh sửa, bổ sung theo yêu cầu của khách hàng được.

– Không yêu cầu vị trí làm việc cố định, nhưng yêu bắt buộc phải có laptop làm việc. Do đặc thù của việc hiển thị dữ liệu.

– Không phụ thuộc vào tốc độ truyền tải dữ liệu internet

– Tùy chỉnh đơn giản, dễ dàng theo đặc thù quản lý của từng đơn vị

– Chi phí thực hiện việc điều chỉnh, bổ sung không quá cao và mang tính khả thi.

2. Phần mềm quản lý bán hàng online

Phần mềm quản lý bán hàng online ra đời mang đến những bùng nổ trong quản lý bán hàng thời đại số.

Nhưng dù vậy, chúng chỉ đáp ứng được nhu cầu quản lý ở mức cơ bản.

2.1. Phí sử dụng

Phí tính theo tháng sử dụng, thanh toán 01 năm/ 1 lần. Áp dụng theo từng gói dữ liệu:

+ Số lượng mặt hàng trong danh mục

+ Số lượng giao dịch

Hiện nay phí thông thường khoảng 1 – 3 triệu/ 1 năm tùy vào nhà cung cấp.

Như vậy, nếu bạn dùng phần mềm cho vài năm thì phí lên tới cả chục triệu.

Đừng nghĩ dùng phần mềm online là rẻ nhé bạn.

Phương án phần mềm bán hàng online giúp bạn có dòng tiền tốt hơn trong giai đoạn đầu. Càng về sau thì phí này càng nhiều.

=> Xem thêm: Mẫu File quản lý & hoạch định dòng tiền trong doanh nghiệp

2.2. Yêu cầu hệ thống

– Máy tính sử dụng trên giao diện web

– Có thể sử dụng trên máy tính bảng và điện thoại thông minh

– Có kết nối internet tốc độ cao, yêu cầu đường truyền ổn định.

Nếu không thì việc ghi nhận dữ liệu thường xuyên bị out khỏi hệ thống.

Không ít khách hàng phàn nàn về việc MẤT DỮ LIỆU BÁN HÀNG do đường truyền internet không ổn định. Hoặc khi có sự cố mất điện dẫn tới mất internet không bán hàng tiếp được.

2.3. Triển khai, sử dụng và hỗ trợ trong quá trình dùng

– Bạn thanh toán xong thì liên hệ với người phụ trách bán hàng cho bạn để nhận thông tin đăng ký.

– Đăng nhập vào tài khoản để sử dụng được luôn bạn nhé

Trong quá trình sử dụng, gặp phải bất cứ khó khăn nào, các bạn gọi trực tiếp lên tổng đài hỗ trợ, để được hỗ trợ nhanh nhất.

Hình thức hỗ trợ

Hầu hết hiện nay, các đơn vị đều thực hiện hỗ trợ qua phần mềm điều khiển máy tính từ xa như Teamviewer hay Ultraviewer

Ngay sau khi bạn gọi sẽ được hỗ trợ ngay lập tức.

Yêu cầu máy tính: Cần kết nối internet

2.4. Bảo mật dữ liệu

Dữ liệu được lưu trực tiếp trên hệ thống điện toán Icloud (đám mây) trên server của Nhà cung cấp dịch vụ phần mềm đó.

Dữ liệu này do nhiều bên cùng quản lý như:

• Bạn – người nhập dữ liệu
• Công ty bán phần mềm cho bạn
• Công ty cung cấp dịch vụ lưu trữ trên server

Bạn nên backup dữ liệu thường xuyên để đảm bảo việc an toàn dữ liệu, dù kể cả việc dữ liệu đã được lưu trên đám mây.

Khi có sự cố bạn hoàn toàn có thể lấy được dữ liệu gần nhất, phục hồi và hoạt động bình thường

2.5. Tính linh hoạt dành cho người quản lý và tùy chỉnh

– Bạn chỉ cần có smartphone hoặc máy tính bảng, đăng nhập tài khoản là biết được tình hình bán hàng của cửa hàng

– Các tính năng chỉ áp dụng ở mức cơ bản, báo cáo đơn giản cho phần mềm quản lý bán hàng online

– Tùy chỉnh kém hoặc gần như không thể tùy chỉnh theo yêu cầu khách hàng.

Lý do: Phần mềm online thiết kế theo form chuẩn áp dụng cho cả nghìn khách hàng trên cùng 1 server chung. Nếu chỉnh cho 1 khách sẽ thay đổi form của tất cả các khách còn lại.

Trên đây là các phần phân tích chi tiết về Ưu/ nhược điểm của phần mềm quản lý bán hàng online so với offline.

Hi vọng rằng các bạn sẽ lựa chọn được loại phần phù hợp nhất với nhu cầu của bạn.

Mọi ý kiến đóng góp, thắc mắc hoặc bạn cần tư vấn thêm, bạn email lại cho Trường nhé:

Thân,

Trườngpx – CEO Webkynang Việt Nam (SME Expert)