Lưu ý sử dụng phần mềm W-PRO

Dưới đây là các lưu ý rất quan trọng khi sử dụng phần mềm W-PRO, người dùng trước khi bắt đầu sử dụng đều nên đọc.

YÊU CẦU CHUNG

Phải giải nén trước khi sử dụng & Nhấn Save (Ctrl + S) để lưu dữ liệu

Trước khi sử dụng, bạn cần giải nén và sử dụng trên file đã được giải nén

Và trong quá trình dùng thường xuyên nhấn Ctrl + S. Trước khi tắt Phần mềm cũng phải chọn Save thay vì Don’t save

Để hạn chế việc mất dữ liệu do quên nhấn Save, bạn có thể vào phần Options của Excel để thiết lập chế độ tự lưu sau mỗi 01 hoặc n phút.

Máy tính phải để ngôn ngữ mặc định - Tiếng Anh và phân cách hàng nghìn là dấu ,

1. Ngôn ngữ & Định dạng ngày tháng

Chọn Control panel >> Change date, time & Number format >> Kiểm tra xem ngôn ngữ có đang ở Tiếng anh hay không.

ngon ngu

Nếu không thì phải chọn English (united states) rồi nhấn OK

Còn về ngày tháng nếu bạn mở cửa sổ nhập dữ liệu có định dạng ngày như sau:

01-Thg8-2018

Thì bạn cần chuyển ngôn ngữ mặc định về tiếng anh các bạn  nhé.

Bởi lẽ khi ngôn ngữ là tiếng việt, Excel sẽ không hiểu để tính toán báo cáo cho bạn.

2. Phân cách hàng nghìn

Người Việt thường có thói quen chuyển định dạng phân cách hàng nghìn về dấu “.” nên dẫn tới khi nhập sẽ bị mất 3 số không nếu nhập 1000 => thành 1

Khi đó, bạn vào phần change date, time & number format rồi chọn Additional Setting để reset phần định dạng số chữ, ngày tháng.

Lưu dữ liệu trên ổ D hoặc E và send icon ra desktop

Để bảo toàn dữ liệu của PM, bạn nên lưu trữ file trên ổ D hoặc E. Không được lưu trữ trên ổ C tránh trường hợp bị cài lại win dẫn tới mất hết dữ liệu.

Để tiện sử dụng, bạn click chuột phải vào file rồi chọn Send icon to desktop là được.

Để mở PM ta có thể mở trực tiếp từ desktop nhưng dữ liệu sau khi lưu lại lưu trữ tại ổ D nên rất an toàn.

 

CÁCH NHẬP DỮ LIỆU/ SỬA XÓA

Tôi nhập sai ở Nhập kho/ Xuất kho thì làm thế nào để sửa/ có được xóa dòng không

Chỉ tại Nhập phiếu bạn mới có thể xóa hoặc chèn dòng.

Bạn click chuột phải vào dòng cần xóa hoặc trước dòng cần chèn rồi chọn nút tương ứng.

Tôi muốn nhập số thập phân thì làm thế nào

Khi đó cần liên hệ với BQT để được hỗ trợ.

Tôi có được THÊM DÒNG/ CỘT trong Nhập kho, Xuất kho, Danh mục không?

Mặc định trong danh mục là 1000 mã

Mặc định trong nhập phiếu là 5.000 dòng nhập, 5.000 dòng xuất.

Khi cần thêm nhiều hơn, bạn Cần liên hệ với BQT để được tư vấn thêm nếu thực sự cần thêm dòng.

Tôi muốn sửa lại dữ liệu đã nhập thì làm thế nào

Rất đơn giản, bạn chỉ cần tìm tới dòng chứa dữ liệu muốn sửa trên bảng kê và tiến hành sửa trực tiếp trên bảng kê là được.

Lưu ý khi sửa lại giao dịch trong quá khứ ở bảng kê xuất kho.

Đọc phần hướng dẫn ở dưới.

Không được sắp xếp lại dữ liệu ở Nhập kho/ xuất kho/ các báo cáo

Khi muốn sắp xếp các mặt hàng bạn chỉ được phép sắp xếp tại Danh mục. Khi đó các mặt hàng trong báo cáo sẽ tự động được sắp xếp theo.

Không để cách dòng dữ liệu

Không được nhập cách dòng hoặc xóa dòng thành dòng trống ở: Nhập kho, Xuất kho, Danh mục

Cách đặt mã hàng, mã khách hàng

Viết hoa không dấu + viết liền
Cần có ít nhất 1 ký tự là CHỮ

Cách tạo LOẠI CHI trong phần Thu Chi - Khác

Để chi phí bán hàng, chi phí quản lý hiển thị được trong báo cáo quản trị thì phần loại chi phí trong danh mục loại chi, bạn đặt tên loại chi theo quy tắc sau:

CPBH_***

CPQL_***

***: Bạn đặt sao cho dễ nhớ, dễ tìm, dễ hiểu

Ví dụ:

CPBH_Luonng

CPBH_Baobi

 

VẤN ĐỀ GIÁ VỐN VÀ SỬA SỐ LƯỢNG, MÃ HÀNG Ở XUẤT KHO

Giá vốn được tính theo phương pháp bình quân gia quyền LIÊN HOÀN

Tức là tại mỗi thời điểm xuất kho, Phần mềm sẽ tự động tính đơn giá vốn theo giá trị tồn và số lượng tồn của mặt hàng đó tại thời điểm xuất kho.

Công thức tính giá vốn cho 1 mặt hàng như sau:

Đơn giá vốn tại ngày X = Giá tồn kho kho tại đến ngày X / Số lượng tồn kho đến ngày X

Như vậy, tùy thuộc vào đơn giá nhập có biến động hay không sẽ làm thay đổi giá vốn xuất của từng lần.

Giá vốn xuất kho tính sai/ không tính khi sửa lại giao dịch ghi trước đó

Đặc biệt lưu ý khi bạn sửa lại Số lượng hay Mặt hàng của một giao dịch bán hàng đã ghi trước đó.

Cách sửa như sau:

  • Xóa số lượng và mặt hàng của dòng đó
  • Chọn ô mã hàng
  • Trong cửa sổ hiện lên, bạn kích đúp chuột để chọn lại mặt hàng
  • Sau đó nhập lại số lượng

Nhiệm vụ của thao tác trên là giúp cho phần mềm tính toán lại tồn kho tại thời điểm sửa. Nếu bạn chỉ chọn mặt hàng mà không xóa số lượng thì việc tính đơn giá vốn bị nhân đôi số lượng của dòng đó lền dẫn tới giá vốn không chính xác

 

PHÍM TẮT TRONG PHẦN MỀM

Có được select all / Ctrl + A không?

Bạn không được nhấn nút select all hoặc nhấn Ctrl + A

Phím Ctrl + X/ D không dùng được

Phím tắt cắt dữ liệu hoặc copy dữ liệu Ctrl + X/ D không dùng được khi đang mở phần mềm

Phím Ctrl + V không dùng được

Để dán dữ liệu bạn click chuột phải rồi chọn 123 (Paste special value) thay vì  nhấn Ctrl + V

No Responses

Leave a Reply

Time limit is exhausted. Please reload the CAPTCHA.